COD DE CONDUITA SI ETICA DE BUSINESS
Fiecare membru sau partener al organizatiei noastre este indrumat de codul nostru de conduita.
Acesta ne ofera indrumarea si suportul de care avem nevoie pentru a ne conduce afacerea intr-un mod etic si conform legislatiei. Ne indreptam spre succes datorita unei serii de principii vitale companiei noastre.
Codul nostru reprezinta angajamentul de a face lucruri de baza pentru respectul primit din partea partenerilor nostri.
Testimonial CEO – Horatiu Sebastian Calugar
“Din experienta noastra obtinuta in cei 30 de ani de activitate in mediul dinamic si competitiv al industriei de petrol si gaze din Romania, Compania CIS GAZ a dezvoltat o serie de valori infailibile: familia si sentimental de unitate, evolutia si dezvoltarea permanenta, integritatea, alaturi de orientarea atenta catre client.
Am atins aceste valori prin interactiunea pe care am avut-o in decursul anilor, cu partenerii nostri de afaceri si prin nevoia noastra de a creste pe o piata dinamica, reusind adesea sa ne adaptam nevoilor clientilor nostri.
Pe aceasta baza, in cei 30 de ani de experienta, am demonstrat ca CIS GAZ poate evolua, se poate dezvolta si poate avea succes intr-un mod profesional, onest si loial.
Angajatii nostri au fost intotdeauna inima companiei, iar cu sprijinul lor, am demonstrat partenerilor ca se pot baza atat pe produsele si serviciile CIS GAZ, de inalta calitate, cat si pe toata atentia si dorinta noastra de a le satisface nevoile.
A fi o companie de succes inseamna mai mult decat eficienta si realizari, inseamna a actiona intr-un mod responsabil si profesional intr-o industrie dinamica si competitiva. CIS GAZ a reusit sa confirme acest lucru in 30 de ani de activitate.
Codul nostru de conduita este fundatia relatiilor dintre CIS GAZ si toate partile implicate: parteneri de afaceri, clienti si furnizori, colaboratori, autoritati si institutii publice, comunitatea in care ne desfasuram activitatea si nu in ultimul rand cu personalul nostru.
Va invitam sa cititi codul nostru de conduita pentru a putea intelege cultura noastra organizationala, misiunea, obiectivele si valorile ce ne ghideaza in fiecare zi, in fiecare activitate pe care o intreprindem.
Astazi, sunt mandru ca CIS GAZ este printre putinele companii din industrie care au reusit sa depaseasca cu brio testul timpului si tranzitia dintre generatii. Este o mare bucurie si o provocare, in acelasi timp pentru mine, sa reusesc pe viitor, sa consolidez reputatia CIS GAZ.
Toate etapele noastre viitoare vor conduce compania in domeniul performantei integrate si inovatoare, pasi pe care ii vom urma cu maxima responsabilitate”.
CUPRINS
Testimonial CEO
Cuprins
Introducere
Oameni si siguranta
Securitate, siguranta si mediu
Performanta sociala, egalitate de sanse, drepturile omului
Dezvoltare durabila
Partenerii nostri
Conflicte de interes
Furnizorii
Competitie corecta si etica
Antitrust
Combaterea practicilor corupte
Mita si coruptie
In relatia cu Guvernul
Cadouri si ospitalitate
Spalare de bani
Import-export si comert
Restrictii comerciale; Controlul import-export
Protejarea informatiilor si a activelor
Confidentialitatea si protectia datelor
Protectia activelor si a proprietatii intelectuale
Gestionarea inregistrarilor/informatiilor
Comunicatii
Comunicari de afaceri
Canale media
Responsabilitate sociala
Introducere
Ne-am luat angajamentul de a conduce afacerea cu onestitate si integritate, in conformitate cu cele mai inalte standard etice si legale, cu respect reciproc si cu respect fata de partenerii de business.
Acesta este Codul nostru de conduita care stabileste regulile, standardele si comportamentele de baza.
Fiecare angajat trebuie sa isi insuseasca aceste obiective pentru a fi parte a companiei CIS GAZ.
Semnificatia Codului
REGULI DE BAZA, STANDARDE, BUNE MORAVURI
Aplicabilitatea Codului:
Tuturor angajatilor CIS GAZ.
Noii angajati vor primi o copie a Codului de conduita atunci cand vor incepe sa lucreze cu noi. Acestia vor semna o declaratie pe propria raspundere, prin care atesta faptul ca au luat la cunostinta cele scrise in Codul Conduitei, si au obligatia de a il respecta.
OAMENI SI SIGURANTA
Oamenii din compania noastra au fost intotdeauna fundamentul succesului nostru.
Ne mandrim cu minti stralucitoare si oameni dedicati care lucreaza in echipa.
Echipa noastra este cea mai buna echipa!
Incurajam fiecare persoana din organizatia noastra, sa dea tot ce este mai bun pentru a atinge cele mai inalte obiective.
Calitatea si siguranta mediului nostru de lucru a fost intotdeauna la standarde ridicate si dorim sa le mentinem neschimbate.
Discriminarea si hartuirea sunt inacceptabile.
Corectitudinea si respectul fata de ceilalti sunt o necesitate!
SANATATE, SECURITATE SI SIGURANTA MEDIULUI
CIS GAZ isi propune sa creeze un mediu de lucru sigur si sanatos. Succesul angajatilor nostri se bazeaza pe eforturile noastre de imbunatatire continua a conditiilor de securitate si sanatate in munca ale mediului nostru de lucru.
Ne propunem sa castigam increderea clientilor, a partenerilor si a comunitatii, sa contribuim la dezvoltarea durabila, setand un exemplu de urmat.
Standardele noastre HSSE sunt concepute pentru a asigura respectarea legii si pentru a obtine imbunatatirea continua a performantei.
Ii vom inspira pe partenerii, angajatii, furnizorii nostri sa dezvolte si sa mentina un mediu sanatos si sigur.
CIS GAZ se angajeaza sa functioneze in mod responsabil si nu va compromite niciodata cu buna stiinta standardele de sanatate, siguranta sau de mediu pentru a indeplini obiectivele sale operationale.
Scopul nostru este sa asiguram siguranta tuturor celor implicati in operatiunile noastre si sa protejam mediul inconjurator.
Performanta sociala, egalitate de sanse, drepturile omului
CIS GAZ isi propune sa creeze beneficii sociale de durata, supervizand sanatatea si siguranta angajatilor, antreprenorilor si partenerilor de afaceri.
Pe santierele noastre de constructii cautam mereu sa reducem la minimum impactul asupra comunitatii, sa reducem emisiile si sa minimalizam efectele asupra ecosistemelor si biodiversitatii, precum si sa gestionam apa reziduala, energia si alte resurse in cel mai eficient mod.
Promovam egalitatea de sanse.
Niciun angajat sau solicitant de locuri de munca nu va fi discriminat indiferent de sex, starea civila, rasa, nationalitate, varsta, religie sau orientare sexuala.
Deciziile privind selectia, pregatirea si dezvoltarea sunt luate strict in conformitate cu criteriile legate de job si trebuie sa fie relevante pentru locul de munca.
CIS GAZ nu va tolera discriminarea ilegala cu privire la ocuparea locului de munca si se va asigura ca deciziile sale referitoare la ocuparea posturilor se bazeaza pe calificari, merite, performanta si alti factori relevanti pentru postul respectiv.
Dezvoltare durabila
CIS GAZ isi propune sa defineasca scheme viabile care sa combine aspectele economice, sociale si de mediu ale activitatii umane.
Dorim sa raspundem nevoilor de crestere a dinamicii energetice, care sunt din ce in ce mai mari, intr-un mod prietenos cu mediul, economia si societatea.
Scopul nostru este sa gasim un echilibru coerent si de lunga durata intre aceste trei aspecte.
Compania noastra isi doreste ca exploatarea resurselor naturale, investitiile, schimbarile tehnologice si institutionale sa fie in armonie cu nevoile prezente si viitoare.
PARTENERII NOSTRI DE AFACERI
Suntem si vom ramane o echipa competitiva.
In timp ce trebuie sa fim competitivi, munca noastra trebuie sa se bazeze pe decizii corecte si sa aiba conduita juridica.
Pentru a ne asigura ca relatiile noastre de afaceri functioneaza in avantajul tuturor, este vital sa urmarim valorile noastre ca si companie si sa lucram cu respect si responsabilitate cu toti clientii nostrii, contractorii, furnizorii, partenerii si toate partile implicate.
Suntem o companie responsabila care isi indeplinetse obligatiile si construieste relatii de lunga durata.
CONFLICT DE INTERESE
Politica noastra de parteneriat stabileste reguli clare pentru fiecare angajat, client, contractant, furnizor sau orice alt tert, pentru a evita orice conflict de interese.
Ca parte a CIS GAZ, prin aceste reguli se va evita orice conflict de interese, vor fi impartiale si vor adopta intotdeauna un comportament profesional in relatiile noastre cu contractantii si furnizorii.
Deciziile nu trebuie influentate de considerente personale si private.
Angajatii trebuie sa declare, de asemenea, companiei lor angajatoare, potentiale conflicte de interese.
Toate tranzactiile comerciale in numele CIS GAZ trebuie sa fie reflectate corect in conturile companiei in conformitate cu procedurile stabilite si sunt supuse auditului si divulgarii.
Angajatii trebuie sa se comporte impartial in toate relatiile de afaceri. Nu este permis sa ofere avantaje improprii altor companii, organizatii sau persoane fizice.
Angajatii nu trebuie sa utilizeze proprietatea sau informatiile obtinute ale companiei prin pozitia lor, in avantaj personal sau in scopul de a concura cu CIS GAZ.
Suspiciunea unui conflict de interese trebuie raportata imediat unui superior.
Angajatii nu trebuie sa se angajeze in activitati care pot genera un conflict intre interesul lor personal si interesele companiei.
LUCRUL CU FURNIZORII
CIS GAZ are un contract si o politica de achizitii pe care toti participantii sunt obligati sa o respecte.
Partenerii nostri de afaceri ar trebui sa indice clar serviciile care trebuie efectuate, suma care trebuie platita si toate celelalte conditii si termene relevante.
Toate platile si tranzactiile trebuie sa aiba o relatie rezonabila intre ele si valoarea serviciilor prestate.
Toate platile si tranzactiile trebuie sa fie sustinute de documente doveditoare.
CIS GAZ isi propune sa trateze furnizorii in mod echitabil, bazandu-se pe valoare, performanta si pret, asigurand confidentialitatea informatiilor furnizorului, fara a profita de greselile comise de furnizori.
Diversitatea si egalitatea furnizorilor este incurajata.
Suntem o companie responsabila angajata sa ne indeplinim obligatiile si sa construim relatii de lunga durata.
Ne vom face treaba in mod adecvat pentru a ne asigura ca relatiile noastre de afaceri functioneaza in avantajul tuturor.
CIS GAZ se angajeaza sa ia parte la competitii viguroase si corecte, stim de altfel, ca putem indeplini ambele obiective.
Respectam si includem aceste obiective in practicile noastre de management, in relatia cu toti partenerii sai de afaceri, in practicile sale de afaceri si in actiunile angajatilor sai in armonie cu legile si reglementarile concurentei.
POLITICA DE ANTITRUST SI CONCURENTA
CIS GAZ sustine intreprinderea libera. Legile antitrust protejeaza intreprinderile libere si interzic comportamentul care limiteaza comertul sau care restrictioneaza concurenta loiala.
Aceste legi se aplica la toate nivelurile de afaceri. Legile antitrust combat practicile ilegale precum fixarea preturilor, distribuirea pietei, trucarea licitatiilor, conspiratii sau comportamente care urmaresc atingerea sau mentinerea monopolului.
CIS GAZ nu tolereaza incalcarea legilor antitrust.
LUPTA IMPOTRIVA PRACTICILOR ILEGALE
Activitatea noastra necesita interactiune cu persoane care lucreaza la diferite niveluri pentru partenerii, furnizorii, contractorii sau entitatile guvernamentale.
Exista limite stricte in care relatiile personale pot interactiona cu interesele companiei.
Schimbul de cadouri si furnizarea divertismentului trebuie sa se faca intr-o maniera corespunzatoare, conform Codului de conduita al afacerilor CIS GAZ.
Nu toleram mita, relatiile privilegiate, abuzul, frauda sau spalarea banilor.
Folosirea unor sume de bani, in mod nejustificat, in scopul obtinerii unor servicii, se considera mita si nu ar trebui sa se accepte o astfel de plata.
Va rugam sa luati in considerare ca o conduita incorecta poate dauna reputatiei si afacerilor in mod ireversibil.
MITA SI CORUPTIE
CIS GAZ nu tolereaza mita, relatiile privilegiate, abuzul de piata, frauda sau spalarea banilor.
Angajatii nu trebuie sa ofere, sa plateasca, sa caute sau sa accepte o plata, un cadou sau o favoare pentru a influenta in mod necorespunzator un rezultat al afacerii sau in schimbul unui
tratament favorabil sau pentru a obtine orice avantaj in afaceri.
De asemenea, oferirea de cadouri si divertisment poate ridica probleme similare. Cadourile sau platile, de orice natura adresate oricarui oficial guvernamental, partid politic sau candidat la o functie publica, pentru a-i determina sa-si indeplineasca indatoririle, sunt interzise in mod specific si strict.
Suntem impotriva tuturor formelor de coruptie si vom face eforturi active pentru a ne asigura ca coruptia nu se produce in nicio parte a activitatilor comerciale ale companiei.
Coruptia poate implica, de asemenea, conflicte de interese, nepotism, extorsiune, frauda, delapidare, intermediere ilegala de informatii si spalare de bani.
RELATIILE GUVERNAMENTALE
CIS GAZ nu trebuie sa accepte sau sa ofere orice fel de plati, cadou sau obiecte de valoare functionarilor publici, cu exceptia cazurilor prevazute in acest document.
CIS GAZ poate acoperi cheltuieli rezonabile ale functionarilor publici legate de:
(i) promovarea, demonstrarea sau explicarea produselor sau serviciilor
sau
(ii) executarea unui contract cu un guvern sau o agentie guvernamentala.
Aceste cheltuieli pot include costuri rezonabile pentru calatorii, costuri pentru cazare sau costuri aferente instruirii, atunci cand exista un scop legitim legat de relatia CIS GAZ cu autoritatile relevante.
Nu se poate infaptui sau autoriza vreo modalitate de musamalizare privind cheltuielile aferente functionarilor publici, daca acestea incalca legile aplicabile in materie de coruptie sau reglementarile angajatorului functionarului public.
DARURI SI OSPITALITATE
CIS GAZ nu va fi influentata in deciziile de afaceri sau ii va determina pe ceilalti sa perceapa vreo influenta. Nu incurajam angajatii sa accepte cadouri si servicii de ospitalitate de la partenerii de afaceri.
Angajatii nu trebuie in mod direct sau indirect, sa accepte cadouri, cu exceptia articolelor promotionale de valoare minima care poarta in mod normal logo-ul companiei.
Serviciile de ospitalitate, cum ar fi invitatii la evenimente sociale, mese sau divertisment, pot fi acceptate de catre individ in cazul in care exista un scop clar de afaceri.
Costurile pentru orice ospitalitate trebuie sa fie pastrate in limite rezonabile.
Administratorii CIS GAZ pot, in numele Companiei, in ocazii speciale, atunci cand acest lucru este necesar, si atunci cand nu poate exista perceptia de necorespundere, sa aprobe oferta sau acceptarea unui cadou cu o valoare mai mare decat cea indicata mai sus.
SPALAREA DE BANI
Suntem constienti de pericolele cauzate de spalare de bani si respectam toate standardele, legile si obligatiile de raportare asociate si cerintele de diligenta.
CIS GAZ se angajeaza sa respecte pe deplin toate legile anti-spalarii de bani si antiterorism din intreaga lume.
Compania noastra va intreprinde afaceri doar cu clienti de renume implicati in activitati comerciale legitime, cu fonduri provenite din surse legitime.
Angajatii trebuie sa respecte toate legile, reglementarile si politicile companiei, liniile directoare, standardele.
IMPORT – EXPORT CONFORMITATE COMERCIALA
A fi o companie de succes necesita o competitivitate incredibila si solutii care pot veni de la distanta.
Importurile si exporturile necesita atentie asupra legilor comerciale internationale si legislatiei specifice din fiecare tara.
CIS GAZ va functiona intotdeauna transparent cu privire la toate procedurile de import si export de marfuri si solutii, respectand toate legile internationale si embargourile.
RESTRICTII COMERCIALE, CONTROLUL IMPORT – EXPORT
Ne-am angajat sa respectam toate legile aplicabile privind exportul, importul si comertul in toate tarile in care CIS GAZ isi desfasoara activitatea. Aceste legi includ embargouri, sanctiuni comerciale, vama, fabricarea produsului/tara de origine si legi anti-boicot.
In desfasurarea afacerilor peste granite, angajatii nostri trebuie sa fie constienti si sa respecte aceste legi.
Trebuie sa respectam legile vamale si sa stabilim clasificarea, valoarea si tara de origine corecte pentru toate importurile noastre.
Trebuie sa putem demonstra printr-o cale bine documentata, ca am exercitat o ingrijire rezonabila pentru a ne asigura importurile si am respectat toate legile si reglementarile aplicabile.
Nerespectarea legilor privind exportul, importul si comertul poate duce la sanctiuni penale si civile pentru CIS GAZ si pentru angajatii responsabili personal, perturbari semnificative ale afacerii si daune pentru reputatia companiei.
INFORMATII CLASIFICATE SI ACTIVE
Lumea se misca mai repede decat putem tine pasul.
Informatiile sunt totul atunci cand vine vorba de a ajunge primul la linia de sosire.
Discretia a fost intotdeauna un principiu de aur al afacerii noastre. Suntem extrem de precauti atunci cand vine vorba de date sensibile si trebuie sa luam toate masurile pentru a ne proteja proprietatea intelectuala, secretele comerciale si informatiile referitoare la proprietatea noastra intelectuala si, de asemenea, in ceea ce priveste afacerile noastre.
CONFIDENTIALITATEA SI PROTECTIA DATELOR
Angajatii CIS GAZ trebuie sa pastreze secretele comerciale si informatiile confidentiale cu privire la afacerile sau afacerile Companiei si sa nu utilizeze sau sa dezvaluie aceste informatii unei persoane neautorizate fie in CIS GAZ, fie in afara acesteia, cu exceptia indeplinirii corespunzatoare a atributiilor sale.
Informatiile obtinute in timpul parteneriatului cu CIS GAZ nu pot fi utilizate in alte scopuri decat in interesul relatiei cu CIS GAZ.
Inregistrarile care contin informatii despre participanti si/sau parteneri de afaceri trebuie sa fie pastrate confidential.
PROTECTIA ACTIVELOR SI A PROPRIETATII INTELECTUALE
Un participant nu trebuie sa ia sau sa foloseasca proprietatea CIS GAZ sau proprietatea altui Participant sau a unui Partener de Afaceri fara permisiune; nici Participantul nu trebuie sa utilizeze proprietatea CIS GAZ in scopuri private fara permisiunea conducerii.
Participantii au, de asemenea, obligatia de a proteja si conserva si de a nu abuza de proprietatile si bunurile companiei: materiale, active financiare sau facilitati precum logo, sisteme informatice, sisteme telefonice, e-mail, facilitati, vehicule, materiale si consumabile.
Angajatii trebuie sa protejeze materialele, activele financiare sau proprietatile si bunurile impotriva pierderilor, daunelor sau abuzurilor.
Toate inventiile, drepturile de brevet, drepturile de autor, drepturile de proiectare, marcile comerciale, know-how-ul si alte proprietati intelectuale inventate, concepute sau create de orice angajat vor fi proprietatea CIS GAZ (cu exceptia cazului in care s-a convenit altfel).
Participantul poate folosi aceste informatii numai in indeplinirea corespunzatoare a atributiilor sale.
GESTIONAREA INREGISTRARILOR
CIS GAZ se angajeaza sa asigure transparenta si acuratete in toate relatiile sale, respectand obligatiile de confidentialitate. Prin urmare, angajatii au responsabilitatea sa tina evidenta necesara a relatiilor comerciale ale companiei.
Sistemele de informatii si informatiile stocate si prelucrate pe acestea sunt fundamentale pentru activitatile si succesul companiei.
Din acest motiv, cea mai mare prioritate trebuie acordata securitatii si utilizarii corespunzatoare a acestora. Aceasta necesita respectarea cerintelor legale pentru gestionarea si arhivarea datelor adecvate.
Respectam toate legile si reglementarile aplicabile in modul in care inregistram, pastram si raportam informatii, precum si aplicam Principiile de contabilitate general acceptate acolo unde facem afaceri.
Colectarea, procesarea si expedierea neautorizata de informatii despre angajatii si clientii CIS GAZ sunt interzise.
COMUNICAREA
Succesul oricarei afaceri depinde de o comunicare eficienta si efectiva. Comunicarea este la baza oricarei organizatii, iar scopul sau principal este de a efectua schimbarea pentru a influenta actiunea.
Punem mult accent pe modul in care se realizeaza comunicarea in Compania noastra.
COMUNICAREA IN AFACERI
Codul de conduita stabileste principiile si regulile pentru orice comunicare de catre CIS GAZ in cadrul companiei sau cu terti. Standardele se aplica tuturor tipurilor de corespondenta, inclusiv posta, documente electronice, site-uri web, instrumente de social media, documente de hartie etc.
Pentru orice tip de material tiparit care implica logo-ul companiei sau orice alt element aflat sub control direct de catre CIS GAZ, va rugam sa urmati regulile Manualului de identitate vizuala in ceea ce priveste drepturile de autor si designul grafic.
Orice comunicare scrisa sau orala efectuata implicand numele Companiei este considerata dezvaluire publica.
Opiniile personale nu ar trebui sa fie responsabilitatea companiei si nu vor reflecta viziunile companiei sau pozitia oficiala a acesteia.
Toate comunicarile Companiei noastre trebuie sa fie corecte, fara a avea opinii inselatoare sau speculative.
Toate comunicarile publice sau de afaceri ale CIS GAZ trebuie sa fie aprobate de un manager sau director de marketing.
Va rugam sa raportati orice erori de comunicare sau orice raportare gresita care implica compania CIS GAZ sau oricare din activele sale.
CANALELE MEDIA
CIS GAZ ia in serios comunicarea cu mass-media.
In 2013 am inceput un proces de rebranding si am intrat in noua era mass-media.
CIS GAZ are conturi oficiale pe Twitter, Facebook, LinkedIn, YouTube si Google+.
In relatie cu canalele media traditionale comunicam prin intermediul directorului nostru de marketing si al biroului CIS GAZ.
Site-urile noastre oficiale sunt:
www.cisgaz.com – Versiunea internationala
www.cisgaz.ro – Versiunea romana
Toate comunicarile media trebuie realizate conform Codului de conduita si al manualului de identitate pentru aspecte legate de grafica.
Daca gasiti orice continut legat de CIS GAZ sau despre oricare dintre angajatii sai sau terti care implica Compania, care contrazice Codul de conduita sau exprima opinii care nu sunt impartasite de CIS GAZ, trebuie sa informati imediat managerul superior sau Oficiul CIS GAZ imediat.
RESPONSABILITATE SOCIALA
Pentru CIS GAZ responsabilitatea sociala fata de comunitate este la fel de importanta ca succesul in afaceri si, prin urmare, suntem implicati activ in viata comunitatii si in societate, atat prin initiere, cat si prin sprijinirea proiectelor de responsabilitate sociala.
Programele sociale in care suntem implicati includ atat voluntariatul, cat si sponsorizarile.
Intelegand ca succesul nostru se datoreaza comunitatii, credem ca societatea returneaza o parte din ceea ce primim de la ea in fiecare zi.
CSR ne ajuta sa ne imbunatatim reputatia, sa crestem vanzarile si cota de piata a companiei, pentru a atrage si a pastra angajatii de valoare.